Participatie

Stel, u heeft een plan, bijvoorbeeld om te bouwen of verbouwen. Bij veel plannen is het zo dat omwonenden op de een of andere manier ook iets gaan merken van uw plan, of ermee te maken krijgen. Dit geldt zowel voor een groot project, als een klein project. En dus zowel voor een particulier die een nieuwe garage of dakkapel wil bouwen, als een ontwikkelaar die een nieuw appartementencomplex wil realiseren.

Alhoewel het niet verplicht is, geldt voor vrijwel alle projecten, groot en klein, dat u er goed aan doet om uw omgeving vroegtijdig bij uw plannen te betrekken. Dit noemen we participatie. 

Waarom is participatie nodig?

Door omwonenden bij u (bouw)plannen te betrekken voorkomt u dat u mensen in uw omgeving verrast. Door vroeg in gesprek te gaan, komt u er achter wat zij van uw plan vinden. Het geeft u de mogelijkheid om misschien aanpassingen te doen aan de hand van hun opmerkingen. Plannen worden hier vaak beter van, en op deze manier verkleint u ook de kans op klachten of bezwaren achteraf. Dat is voor iedereen prettig: uw buren voelen zich gehoord en u kunt verder met uw plan.

De Omgevingswet schrijft voor dat iedereen die een aanvraag voor een omgevingsvergunning indient, moet aangeven of de omgeving betrokken is bij het plan. Dit kunt u doen in een zogenaamd participatieverslag. Hierin geeft u aan:

  • Een omschrijving van het plan
  • Wat het gevolg is van uw plannen voor betrokkenen?
  • Wie u heeft betrokken bij uw plan? Bijvoorbeeld uw buren of de hele straat?
  • Hoe u hen heeft betrokken? Bijvoorbeeld flyer, mail, brief, persoonlijk langsgegaan, informatiebijeenkomst
  • Hoe heeft u het plan met hen gedeeld? Bijvoorbeeld presentatie gehouden, mondelinge toelichting, ontwerp laten zien, plan uitgeschreven.
  • Wat vonden de betrokkenen van uw initiatief? Wat waren de belangen, overeenkomsten en knelpunten? Beschrijf de gemaakte afspraken.
  • Hebben de reacties geleid tot aanpassingen van uw plan? Zo ja, welke aanpassingen? Zo nee, licht toe waarom niet.
  • Als u mogelijke aanpassingen heeft gedaan in uw plan, heeft u het plan opnieuw gedeeld met de betrokkenen? En hoe werd hierop gereageerd?

Bij de beoordeling van uw aanvraag, kijkt de gemeente naar het participatieverslag. Goed om te weten: dit betekent niet dat iedereen het volledig met uw plan eens hoeft te zijn.

 

Wanneer u mensen betrekt bij uw plan, dan noemen wij dat participatie. Participatie kan verschillende vormen hebben:

  • Mensen laten weten (informeren) dat u een plan heeft;
  • Mensen laten meedenken over uw plan;
  • Mensen laten meewerken aan uw plan;
  • Mensen laten meebeslissen over uw plan.

Welke vorm van participatie u kiest, is afhankelijk van het formaat en de impact van uw plan. Gaat u een oprit vervangen, dan kan het voldoende zijn om alleen uw buren te informeren. Gaat u als ontwikkelaar aan de slag met een plan voor een seniorencomplex? Dan heeft u met veel meer mensen en partijen te maken die willen meedenken.

Tegelijkertijd is het zeker niet zo dat een klein plan betekent dat meedenken of meewerken niet aan de orde is. Bij een dakkapel kan er bijvoorbeeld al sprake zijn van overleg met buren over de kleur of grootte van de dakkapel die u voor ogen heeft. En als u in een tussenwoning woont, komt u misschien gaandeweg wel tot de conclusie dat het beter en voordeliger is met buren samen dakkappellen te gaan plaatsen. In zo’n geval ontstaat dan gaandeweg een nauwe samenwerking met een of meer buren.

Voorbereiding

  1. U begint met nagaan of u een vergunning nodig heeft voor uw plan. In het nieuwe omgevingsloket kunt u online een vergunningcheck doen (zie ook diverse filmpjes Vergunningcheck). Wat is juridisch mogelijk, past uw idee in het omgevingsplan, met welk beleid moet u rekening houden en moet er eventueel een procedure gevolgd worden?
  2. Denk na over wie er allemaal iets gaan merken van uw plan en dus als ‘belanghebbenden’ aan te merken zijn. Probeer ook alvast te bedenken welke belangen en/of bezwaren zij mogelijk hebben.

  3. Participatie is maatwerk, bedenk hoe u het wilt aanpakken:

    • Wie betrekt u wanneer en met welk doel? Sommige belanghebbenden wilt u misschien alleen informeren, van anderen wilt u graag dat zij reageren op uw plan.
    • Welke vorm past daar het beste bij? Een brief, gesprek, een informatiebijeenkomst, een brainstormsessie?
    • Bepaal op welke punten de belanghebbenden invloed kunnen hebben op het plan?
    • Bedenk hoe u de uitkomsten van het participatieproces wilt vastleggen en waar nodig terugkoppelen aan de deelnemers.
    • Uw aanpak is onder meer afhankelijk van de grootte en complexiteit van uw plan. Ook speelt natuurlijk mee of u al weet of uw plan haalbaar is. Zodra dat duidelijk is gaat u concreter aan de slag dan als dat nog onzeker is.
       

    Uitvoeren

  4. Informeer alle belanghebbenden over uw plan. Bijvoorbeeld in een brief of door ze uit te nodigen voor een gesprek of bijeenkomst. Wees transparant over de plannen en het te volgen participatieproces. Vraag eventueel hoe zij zelf betrokken zouden willen worden.

  5. Zorg dat iedereen de ruimte krijgt om zijn of haar wensen, ideeën, belangen of bedenkingen te delen, zowel met u als initiatiefnemer, als met andere betrokkenen.

    Verwerken

  6. Pas uw plan zo nodig aan en koppel aan de belanghebbenden terug wat u heeft gedaan met de inbreng.
  7. Als uw plan aangepast is, deel het (als zij dat op prijs stellen) opnieuw met de betrokkenen. Bij sommige complexe initiatieven zult u dit misschien een aantal keren doen.

Het doorlopen van de stappen kan er voor helpen zorgen dat u uiteindelijk sneller aan de slag kunt. Omdat u uw plan al vóór de vergunningaanvraag hebt kunnen aanpassen op eventuele bezwaren uit uw omgeving, kunnen wij de vergunning daardoor soms sneller verlenen.

De gemeente gaat na of u de participatie zorgvuldig heeft aangepakt. Het betekent niet dat iedereen het met uw plan eens moet zijn. Omwonenden kunnen een bezwaar indienen, ook als u hen bij uw plannen hebt betrokken. Uw beschrijving van de participatie telt mee in de belangenafweging die de gemeente maakt voordat wij een definitief besluit nemen over uw plan.

Nadat u de aanvraag voor de omgevingsvergunning heeft ingediend neemt de gemeente de communicatie over het proces met de omgeving formeel van u over. Dat blijft zo tot en met het moment dat de omgevingsvergunning definitief (onherroepelijk) is. Een vergunning is definitief als er geen bezwaar is ingediend binnen zes weken nadat de vergunning is afgegeven.

Nadat de vergunning definitief is, kunt u echt aan de slag. In die fase bent u zelf weer aan zet om uw omgeving waar nodig te informeren over uw werkzaamheden, als zij er last van kunnen hebben. Dit valt niet meer onder de noemer participatie, maar is meer een kwestie van een goede buur zijn om uw buren waar nodig hierover te informeren.

Bij grotere projecten van ontwikkelaars neemt de aannemer deze communicatie meestal op zich. Zeker als sprake is van wegafsluitingen, bestratingswerk en andere werkzaamheden die tot overlast voor de buurt kunnen leiden, is dit natuurlijk wel belangrijk. Dit noemen we de ‘omgevingscommunicatie’ die komt kijken bij de uitvoering van een project.

Een initiatiefnemer (diegene met een plan of idee) wordt aangemoedigd om aan participatie te doen, maar is dat niet verplicht. Er geldt één uitzondering: een gemeenteraad kan gevallen aanwijzen waarin participatie wél verplicht is. Het gaat dan om activiteiten die niet binnen het omgevingsplan passen en waarvoor een vergunning nodig is.